Verstehen Sie die transformative Wirkung eines effektiven Kalendermanagements auf die Unterrichtserfahrung. Optimieren Sie Ihren Lehrplan und steigern Sie Ihre Produktivität mit der Integration von Google Calendar und Fluentbe.
Legen Sie Ihre Verfügbarkeits- und Buchungseinstellungen fest
Loggen Sie sich in Ihr Lehrerkonto auf https://school.fluentbe.com ein.
Um Ihre Verfügbarkeit zu markieren, müssen Sie:Gehen Sie zur Registerkarte Profil, indem Sie auf Ihren Avatar in der oberen linken Ecke klicken (im Screenshot unten als Nummer 1 markiert)
Gehen Sie zum Abschnitt 'Calendar of Availability' (im Screenshot unten als Nummer 2 gekennzeichnet)
Legen Sie Ihre Pausenzeit fest
Switching time - eine Pause zwischen den in einer Reihe gebuchten Lektionen (im Screenshot unten markiert)
Manchmal können 20 Schüler bei einer Zeit von 0-10 Unterrichtsstunden hintereinander buchen, ohne dass eine Pause dazwischen liegt. Die Wechselzeit kann auf 0, 5, 10 oder 15 Minuten zwischen den Lektionen eingestellt werden, um zu gewährleisten, dass die aktuellen Schüler keine aufeinanderfolgenden Buchungen vornehmen.
Wenn Sie ständig neue Schüler anwerben möchten, berücksichtigen wir Ihre Pausenzeiten nicht, so dass Sie manchmal zwei oder drei Lektionen hintereinander durchführen können. Wir empfehlen Ihnen, die kleinstmögliche Vermittlungszeit einzustellen, damit die Schüler in vollem Umfang von Ihrer Verfügbarkeit profitieren können.
Legen Sie Ihre Vorankündigung fest
Advance notice - die Mindestzeit, die ein Schüler vor einer Unterrichtsstunde benötigt, um diese zu buchen (im Screenshot unten markiert)Sie können die Schaltzeit zwischen den Lektionen von 0h, 1h, 3h, 6h, 12h bis 24h einstellen.
Je kürzer die Vorankündigung, desto besser. ✅ Warum? Hierfür gibt es einige Gründe:Effiziente Besetzung der verfügbaren Unterrichtszeiten,
Maximierung der Unterrichtszeit und des Einkommenspotenzials,
neue Schüler können vom ersten Tag an bei Fluentbe Unterricht bei Ihnen buchen,
Steigerung des Engagements der Schüler durch flexible Unterrichtsplanung,
Aufnahme von Last-Minute-Schülern für einen stetigen Strom neuer Schüler.
Um die Vorankündigung zu reduzieren, passen Sie die Einstellungen auf der Registerkarte Profil an, aber denken Sie daran, dass Sie trotzdem die 12-Stunden-Regel einhalten sollten, um Nichterscheinen oder verspätete Stornierungen zu vermeiden.
Verbinden mit Google Kalender
Klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche 'Connect' und melden Sie sich bei Ihrem Google-Konto an.
Erlauben Sie Fluentbe Kalenderzugriff auf Ihr Google-Konto, um die Integration zu starten.
Standardmäßig wird Ihr primärer Google-Kalender mit Fluentbe synchronisiert. Wenn Sie jedoch mehrere Kalender verwenden, wählen Sie diejenigen aus, die Sie integrieren möchten.
Vergewissern Sie sich, dass die Zeitzoneneinstellungen in Ihrem Google-Kalender mit Ihrem Fluentbe-Profil übereinstimmen, um eine genaue Terminplanung zu gewährleisten.
Markieren Sie Ihre Verfügbarkeit für Fluentbe
Die Einstellung Ihrer Verfügbarkeitszeiten auf Fluentbe ist entscheidend für eine effektive Verwaltung Ihres Zeitplans.
Wenn Sie Ihre Verfügbarkeit hinzufügen, denken Sie daran, dass sie Ihre lokale Zeitzone widerspiegeln. Ihre verfügbaren Stunden sind jedoch für unsere Schüler in der Zeitzone sichtbar, die sie in ihrem Profil eingestellt haben, so dass alles gut funktionieren sollte.
Denken Sie daran, dass jede Änderung Ihrer Verfügbarkeit erhebliche Auswirkungen auf die Zeitpläne Ihrer Schüler hat. Wenn Sie z.B. einen einzelnen Schüler haben, der montags zwischen 10:00 und 11:00 Uhr zyklischen Unterricht hat, und Sie Ihre Verfügbarkeit hier auf 10:30-11:30 Uhr ändern, werden alle Stunden innerhalb dieses Zeitplans für diesen Schüler gestrichen. Beachten Sie dies jedes Mal, wenn Sie Ihre allgemeine Verfügbarkeit ändern möchten.
Buchungsvorschau
Am Ende dieses Prozesses und zu jedem beliebigen Zeitpunkt sollten Sie immer Ihre 'Booking Preview' (markiert als 1. im Screenshot unten) überprüfen, ob alles gut funktioniert - klicken Sie darauf, und Sie können sehen, welche Slots für Ihre Studenten sichtbar sind.
Sie können sie in verschiedenen Zeitzonen überprüfen (im Screenshot unten als 2. markiert).
Wenn die Slots nicht korrekt angezeigt werden, überprüfen Sie bitte, ob:
Die Zeitzone, die Sie überprüfen, ist tatsächlich die, die Sie überprüfen wollen.
Einige Ereignisse in Ihrem Google-Kalender wurden als "belegt" markiert (wie Sie die Ereignisse in Ihrem Google-Kalender verwalten können, steht weiter unten)
Ereignisse von anderen Arbeitsplätzen oder private Ereignisse wurden zu einem Kalender hinzugefügt, der nicht mit Fluentbe integriert ist.
Die Umschaltzeit wurde korrekt eingestellt.
Beste Praktiken und wichtige Überlegungen
Denken Sie daran, dass Ihr Kalender privat bleibt, wenn Sie ihn nicht ausdrücklich für andere freigeben.
Vermeiden Sie es, Fluentbe-Schüler zu Kalenderereignissen einzuladen, da sie alle notwendigen Details über automatische E-Mail-Benachrichtigungen erhalten.
Verwaltung von freien Tagen, Feiertagen und Verfügbarkeitsänderungen
Den richtigen Kalender einstellen & Termine erstellen
Wenn Sie freie Tage oder Urlaube planen, müssen Sie Zeitfenster in Ihrem Kalender blockieren, damit Ihre 1:1-Schüler keine Stunden bei Ihnen buchen, wenn Sie sich erholen 😊
Auf der Hauptseite und auf der Registerkarte 'Calendar of Availability' gibt es zwei Schaltflächen, deren Funktion Sie kennen sollten.
Das Wichtigste dabei ist, zu überprüfen, ob der richtige Kalender eingerichtet wurde, er muss im Profil in unserer Schule und im Google-Kalender den gleichen Namen tragen. (Nummer 2 in den Bildschirmfotos)
Erstellen des Ereignisses im Kalender
Nachdem der richtige Kalender eingestellt und hinzugefügt wurde, können wir nun ein Ereignis erstellen. Auf der linken Seite finden Sie eine Schaltfläche ' create' -> 'event' (Nummer 3 im Screenshot)
2. Nachdem Sie auf das Ereignis geklickt haben, öffnet sich das Fenster mit der Option, ein Ereignis zu erstellen. Es ist wichtig, das Ereignis immer als 'busy' (Nummer 5 im Screenshot) einzustellen und die richtige Zeit zu wählen (Nummer 4 im Screenshot).
Eine Stunde Pause während des Tages
Wussten Sie, dass Sie keine Zeitfenster aus Ihrer allgemeinen Verfügbarkeit entfernen müssen, sondern einfach ein Ereignis in Ihrem Google-Kalender erstellen können, das Ihnen Zeit für eine einstündige Pause gibt?
Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit aus, hier ist es eine Stunde. (Nummer 4 im Screenshot) Vergewissern Sie sich auch, dass das Ereignis als 'busy' eingestellt ist (Nummer 5 im Screenshot)
❗Beachten Sie, dass der Unterricht nicht automatisch storniert wird, wenn Ihre Schüler den Unterricht bei Ihnen gebucht haben, bevor Sie eine belegte Veranstaltung eingerichtet haben. Sie müssen sie manuell absagen. Ein solches Ereignis verhindert, dass neue Unterrichtsstunden in der Zeit, in der Sie nicht verfügbar sind, geplant werden. ❗
2. Sobald Sie auf 'speichern' klicken, erstellt das System einen Termin (Nummer 6 im Screenshot)
3. Prüfen Sie, ob der Kalender blockiert ist, indem Sie auf die Registerkarte 'Calendar of Availability' (Verfügbarkeitskalender) gehen, auf 'Booking Preview' (Buchungsvorschau) klicken und den Montag prüfen (Nummer 7 im Screenshot)
4. Nach dem Aktualisieren verschwindet das Feld (Nummer 8 im Screenshot)
Ein paar Stunden Pause während des Tages
Wussten Sie, dass Sie keine Zeitfenster aus Ihrer allgemeinen Verfügbarkeit entfernen müssen, sondern einfach ein Ereignis in Ihrem Google-Kalender erstellen können, um sich tagsüber ein paar Stunden Pause zu gönnen?
Wenn Sie nicht wissen, wie man ein Ereignis erstellt, gehen Sie zurück zum Punkt 8 dieses Artikels. ☝️
Diesmal haben wir zwei Zeitblöcke erstellt, einen von 9:00 Uhr bis 11:00 Uhr und den zweiten von 13:30 Uhr bis 15:30 Uhr (Nummer 9 im Screenshot unten)
❗ Beachten Sie, dass der Unterricht nicht automatisch gelöscht wird, wenn Ihre Schüler den Unterricht bei Ihnen gebucht haben, bevor Sie eine belegte Veranstaltung eingerichtet haben. Sie müssen sie manuell löschen. Ein solches Ereignis verhindert, dass neue Unterrichtsstunden in der Zeit, in der Sie nicht verfügbar sind, geplant werden. ❗
3. Vor der Änderung des Kalenders ist die Verfügbarkeit hier von 9:15 Uhr bis 13:35 Uhr
4. Nach der Änderung sind die blockierten Stunden verschwunden und zwei Zeitfenster sind sichtbar: 11:00 Uhr und 12:05 Uhr.
❗ Beachten Sie, dass die Sperrung von 9:00 bis 11:00 Uhr stattfand, was bedeutet, dass der Platz um 11:00 Uhr frei ist, wenn Sie ihn blockiert haben möchten, müssen Sie die Veranstaltung bis Mittag verlängern ❗
Ein Tag Pause
Manchmal gibt es Situationen, in denen wir einen Tag lang frei haben müssen. Sie können auch Ihren ganzen Tag blockieren, indem Sie die zuvor besprochenen Ereignisse verwenden.
Um einen Tag im Kalender zu blockieren, müssen Sie den Zeitraum von 12:00 Uhr bis 23:30 Uhr markieren.
Bitte beachten Sie, dass ein "Ganztagsereignis" Ihren Stundenplan ❌ NICHT blockiert und die Schüler immer noch Stunden bei Ihnen buchen können; verwenden Sie stattdessen einen Stundenbereich.
❗Beachten Sie, dass die Stunden nicht automatisch storniert werden, wenn Ihre Schüler bereits Stunden bei Ihnen gebucht haben, bevor Sie ein belegtes Ereignis eingerichtet haben. Sie müssen sie manuell absagen. Ein solches Ereignis verhindert, dass neue Unterrichtsstunden in der Zeit, in der Sie nicht verfügbar sind, geplant werden. ❗
Bitte beachten Sie, dass eine Unterbrechung, die länger als einen Tag dauert, mit dem Büro abgesprochen werden muss. Bei Einzelkursen bitte den Unterricht absagen.
Press here
Wenn Sie an diesem Tag Gruppenunterricht haben, beantragen Sie bitte eine Vertretung
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Mehr als ein Tag Pause
Jeder braucht mal eine Pause, oder? Hier erlaubt uns der Google-Kalender, ein paar Tage mit nur einem Termin zu blockieren.
Mit den bereits im 8. Punkt dieses Artikels besprochenen Startschritten kommen wir zu den 'more options' (Nummer 12 im Screenshot unten)
❗ Beachten Sie, dass der Unterricht nicht automatisch storniert wird, wenn Ihre Schüler den Unterricht bei Ihnen gebucht haben, bevor Sie ein besetztes Ereignis eingerichtet haben. Sie müssen sie manuell stornieren. Ein solches Ereignis verhindert, dass neue Unterrichtsstunden in der Zeit, in der Sie nicht verfügbar sind, geplant werden. ❗
2. Auf der linken Seite ist der erste Tag der Abwesenheit und auf der rechten Seite der letzte Tag zu sehen. Hier sollten die Zeiten genauso gewählt werden wie im Szenario " Ein Tag Pause". (Nummer 13 auf dem Screenshot unten)
3. Sobald die Veranstaltung erstellt ist, werden die Slots geblockt. Sie können dies in der Buchungsvorschau überprüfen
Bitte beachten Sie, dass eine Unterbrechung, die länger als einen Tag dauert, mit dem Büro abgesprochen werden muss. Bei Einzelkursen bitte den Unterricht absagen.
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Wenn Sie an diesem Tag Gruppenunterricht haben, beantragen Sie bitte eine Vertretung
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Was ist zu tun, wenn ich eine Pause von mehr als einem Monat einlegen möchte?
Um einen reibungslosen und effizienten Ablauf zu gewährleisten. Ich empfehle Ihnen:
Blockieren Sie Ihren Kalender
Press hereStornieren Sie Lektionen mit 1-zu-1-Schülern. Beantragen Sie keinen Ersatz für die einzelnen Kurse, da wir keinen Ersatz für Sie suchen.
Press hereBeantragen Sie eine Vertretung für Ihre Gruppe
Press here
Informieren Sie Ihre Schüler per Nachricht oder während des Unterrichts über Ihre Ferien. Wenn einige von ihnen gerne bei einem anderen Lehrer lernen möchten, bitten Sie sie, sich mit uns in Verbindung zu setzen.
Mail: [email protected] oder Telefon: 22 307 11 71
Wenn Ihre Abwesenheit länger als 1 Monat dauert, beachten Sie bitte auch die folgenden wichtigen Informationen 👇
Wenn Ihre Abwesenheit länger als 1 Monat dauert, wirkt sich das auf Ihre Gruppen aus - sie werden für die Zeit Ihrer Abwesenheit einem Vertretungslehrer zugewiesen. Abgesehen davon müssen Sie einige wichtige zusätzliche Dinge beachten, die unten aufgeführt sind 👇
Informieren Sie die Schüler Ihrer Gruppe, dass sie für die Zeit Ihrer Abwesenheit einen Vertretungslehrer haben werden.
Schreiben Sie uns mindestens 14 Tage vor dem festgelegten Tag Ihrer Rückkehr eine Bestätigung, dass Sie bereit sein werden, Ihre bisherigen Kurse zu leiten.
❗ Bitte beachten Sie, dass Ihre Gruppen einem anderen Lehrer zugewiesen werden, wenn wir die Bestätigung Ihrer Rückkehr nicht mindestens 14 Tage vor dem geplanten Rückreisetag erhalten haben. ❗
Denken Sie daran, dass das Risiko besteht, dass ein Gruppenkurs aus Gründen, auf die wir keinen Einfluss haben, archiviert wird, oder dass Schüler einer Gruppe dauerhaft bei einem Vertretungslehrer bleiben wollen, so dass wir nicht garantieren können, dass Sie eine bestimmte Gruppe nach dieser längeren Abwesenheit zurückbekommen.
Bitte zögern Sie nicht, sich zu melden, wenn Sie Hilfe benötigen oder wenn alles erledigt ist.
Schritte, wenn sich Ihre allgemeine Verfügbarkeit ändert
Wenn sich Ihre Verfügbarkeit im Laufe der Zeit ändern kann, sollten Sie in solchen Situationen unbedingt die folgenden Schritte befolgen:
Nehmen Sie Änderungen an Ihrer allgemeinen Verfügbarkeit vor: Gehen Sie zur Registerkarte „Verfügbarkeitskalender“ auf https://school.fluentbe.com/ und nehmen Sie Änderungen an Ihrem allgemeinen Verfügbarkeitskalender vor:
Kommunizieren Sie mit Ihren Schülern: Informieren Sie Ihre Schüler über die Situation, sei es per Chat oder während einer Unterrichtsstunde. Eine offene Kommunikation fördert das Vertrauen und das Verständnis zwischen Ihnen und Ihren Schülern.
Verschieben Sie den Unterricht: Bemühen Sie sich, neue Termine für den Unterricht Ihrer Schüler zu finden. Flexibilität und Entgegenkommen zeigen Ihr Engagement für den Lernprozess Ihrer Schüler.
Benachrichtigen Sie uns: Erstellen Sie eine Liste der Schüler, deren Kurse Sie nicht unterrichten können, und senden Sie sie uns über die Chatbox. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass wir über alle Änderungen informiert sind und entsprechende Maßnahmen ergreifen können.
Informieren Sie Ihre Studenten über die Unterstützung: Teilen Sie Ihren Schülern mit, dass wir sie bei der Suche nach einem neuen Lehrer unterstützen werden. Alternativ können sie auch selbst einen neuen Lehrer über unsere Plattform auswählen. Wenn Sie Ihren Schülern Optionen bieten, können Sie die Kontinuität Ihrer Lernerfahrung gewährleisten.
Notfallsituationen
Wenn Sie aufgrund plötzlicher Umstände nicht in der Lage sind, Ihre Lektion(en) zu unterrichten, befolgen Sie diese Schritte:
Kontaktieren Sie das Fluentbe-Büroteam so schnell wie möglich über einen der unten aufgeführten Kanäle:
E-Mail Adresse [email protected]
Notrufnummer +48 799448799 (nur SMS)
Alternative Notrufnummer +15405727242 (nur SMS)
Geben Sie in einer SMS-Nachricht Ihren Vor- und Nachnamen sowie den Namen des Schülers oder der Gruppe an, auf die Sie sich in Ihrer Nachricht beziehen. So können wir den/die betroffenen Schüler identifizieren und die erforderlichen Maßnahmen ergreifen.
Kontaktieren Sie Ihre(n) Schüler(in)
Informieren Sie sich über die Folgen der verspäteten Absage 👇
Wenn Sie in weniger als 24 Stunden nicht erscheinen oder Ihre Unterrichtsstunde absagen, werden Sie vom System über den Abzug informiert.
Wenden Sie sich umgehend an das Büroteam und erklären Sie die Situation.
Wenn Sie möchten, dass wir den Abzug innerhalb von drei Tagen aufheben, müssen Sie einen Nachweis über höhere Gewalt in Form eines offiziellen ärztlichen Dokuments oder eines Dokuments über Arbeitsunfähigkeit aufgrund von Krankheit von der offiziellen Organisation in Ihrem Land vorlegen. Der Nachweis muss das Datum des Tages enthalten, an dem Ihr Unterricht geplant war.
Fluentbe wird die Situation und das von Ihnen vorgelegte Dokument prüfen. Wir werden uns innerhalb von 14 Tagen mit Ihnen in Verbindung setzen, um Sie über das Ergebnis zu informieren.
Welche Erklärungen werden wir nicht akzeptieren?
Belege für höhere Gewalt ohne Datumsangabe
Belege für höhere Gewalt mit einem anderen Datum als dem Tag des ausgefallenen Unterrichts
Situationen, in denen Sie Ihren Unterricht rechtzeitig absagen konnten (wenn Sie krank sind, nehmen Sie sich ein paar Tage frei, um sich zu erholen)
Wie können Sie Abzüge vermeiden?
Halten Sie Ihren Kalender auf dem neuesten Stand, um die gewünschten Buchungen zu erhalten.
Wenn Sie andere berufliche Verpflichtungen haben, stellen Sie sicher, dass diese nicht mit Ihrem Fluentbe-Unterricht kollidieren.
Wenn Sie eine Reise oder ein Familienfest planen, planen Sie zusätzliche Zeit für Verspätungen oder unerwartete Situationen ein.
Wenn Sie krank werden, nehmen Sie sich rechtzeitig frei - Ihr Körper hat sich eine Pause verdient!
Wir bemühen uns um transparente Regeln sowohl für Schüler als auch für Lehrer. Wenn Sie darüber sprechen möchten, wenden Sie sich bitte an die Mentoren und Lehrerausbilder.